Аджибадем Сити Клиник е най-голямата група лечебни заведения в България с водеща роля в предоставянето на медицински услуги в различни области на медицината.
Ежедневието на болницата носи много предизвикателства, като едно от най-съществените е както управлението на комуникациите с пациенти, така и на вътрешните разговори. Ефективната телефонна комуникация е от съществено значение за координацията между екипите в четирите медицински заведения в София и Варна, управлението на спешни ситуации и предоставянето на пациентите на своевременна и точна информация.
За да се справи с тези предизвикателства, Аджибадем Сити Клиник внедри комуникационната платформа на Callflow. Платформата обхваща телефонната комуникация на администрацията, която управлява оперативните процеси на болницата, медицинския персонал в спешните звена и в кабинетите; болничните стаи за пациентите; рецепцията, която управлява потока от пациенти и обслужва посетителите, както и кол центъра, който обработва входящи и изходящи телефонни обаждания.
С помощта на софтуерната телефонна централа на Callflow се управляват над 1200 вътрешни номера, което гарантира безпроблемна комуникация в цялата болница.
Callflow Cloud PBX не само предоставя всички основни функции, необходими за комуникацията в голяма организация, но също така предлага и специфични функционалности, които са особено полезни за болнични заведения от мащаба на Acibadem, като например управлението с един клик на вътрешни номера, функцията „Код Синьо“ за лечебни заведения и възможността за прехвърляне на пациентите да поискат обратно обаждане.
- Модул за мониторинг на служителите и на телефонните линии в реално време
Модулът проследява показатели като наличност на оператори, доколко са заети в конкретния момент, брой чакащи пациенти на телефонните линии и др. Ръководството на контактния център на болницата наблюдава в реално време телефонния трафик и има възможност да разпределя служителите на контактния център между опашките в зависимост от моментната ситуация, така че пропуснатите обаждания от пациенти да бъдат сведени до минимум.
- Заявка за връщане на обаждането
Вместо да чакат свързване със свободен оператор, чрез тоналното меню на телефоните си, пациентите могат да заявят обратно обаждане от болницата. Статистики за пациентите, които изчакват обаждане от болницата и обработените обаждания се визуализират на таблото на всеки оператор, който работи със софтуерната телефонна централа от Callflow на компютър.
- Пестене от разходи за разговори от болницата към номера с номер 0700
Съществена част от телефонните разходи на болничните заведения се генерираха от набиране на номера, които започват с 0700 от страна на болничния персонал, които се налага да звънят на застрахователни фондове, за да потвърждават наличието за активни застраховки на пациентите на Acibadem. Разработихме вариант, при който при набиране на номер 0700, телефонната централа да набира фиксиран номер. По този начин съкратихме разходите за изходящи обаждания към номера с добавена стойност.
- Въвеждане на „Код Синьо“
Набирането на вътрешен номер (555) задейства едновременно звънене в спешното звено, което не прекъсва докато не бъде получен отговор и инициира конферентен разговор. Тази функция е част от комуникационните изисквания към някои болници и е от съществено значение за бързото управление на спешни ситуации.
- Смяна на кратките номера на телефонните апарати в кабинетите с един клик
Функцията помага на мобилността на медицинския персонал, така че да бъдат използвани различни кабинети, а вътрешният номер да „следва“ медиците на различните места.
- Ограничени обаждания в болничните стаи
Всяка болнична стая е оборудвана с телефон, чиито изходящи обаждания могат да бъдат ограничени, така че да може да се провеждат разговори само към вътрешни номера в медицинското заведение.
Освен, че предоставяме софтуерната платформа, осигуряваме и пълна инженерна поддръжка за телефонната комуникация на болницата, тъй като разполагаме с необходимите знания и опит, за да гарантираме, че системата функционира оптимално и отговаря на всички специфични нужди и изисквания на медицинските заведения.
Комуникационната система се поддържа 24/7, за да се гарантираме непрекъснато функциониране.
Ползи
Внедряването на системата за комуникация Callflow Cloud PBX Аджибадем Сити Клиник се отрази значително върху работата на екипа:
- Подобрена ефективност
Модулът за мониторинг в реално време, таблото със статистики за обработени, необработени и пропуснати обаждания, както и възможността за преместване на вътрешните номера от медицинския персонал и споделените кабинети помогнаха при разпределението на ресурсите, оптимизиране на комуникацията и ефективно управление на работната сила.
- Подобрен отговор при спешни ситуации
Функцията „Код Синьо“ гарантира отговор при спешни ситуации, което подобрява резултатите и за пациентите.
- Спестяване на разходи
Функцията за „прескачане“ на номера тип 0700 и набиране директно на фиксиран номер, помогна за намаляване на разходите за изходящи обаждания към номера, които се таксуват извън абонаментните планове на организациите.
- Подобрено пациентско изживяване
Функцията за връщане на обаждания към пациенти е красноречиво за отношението на медицинското заведение към нейните потребители.
Комуникационната система, внедрена в Аджибадем Сити Клиник се справи с няколко предизвикателства, пред които болницата се изправяше в ежедневната си дейност и допринесе значително за гладкото функциониране на болницата и предоставянето на висококачествени медицински услуги.